În numerele precedente ne-am ocupat, în detaliu, de aspectele tehnice ale digitalizarii. În articolul de fata ne concentram pe procedura de lucru. Ca în orice activitate si la nivel de asociatie coexista trei etape privind documentele: intrari, activitate interna si iesiri. În acest articol ne ocupam de parcursul documentelor cu caracter financiar, urmând ca în cel urmator sa ne dedicam activitatii organizatoric-administrative sub aspect digital. Am grupat, cele ce urmeaza, pe categorii, în functie de statutul partilor implicate în viata de asociatie. Relatia cu furnizorii - difera în functie de categoria din care fac parte si natura juridica a relatiei cu acestia: ● furnizorii de servicii „vitale” - apa/canalizare, energie electrica/termica, gaz, salubritate; ● furnizori „specifici” în functie de cerintele la nivel de condominiu ori de cele stabilite de adunarea generala - lift, interfon, citirea radio a apometrelor, servicii externe de contabilitate, camere de supraveghere, telefon, Internet si altele; ● furnizori „ocazionali” - în cazul unor investitii/reparatii, deratizare, cumparare de bunuri necesare asociatiei, etc. Procedura interna are ca punct de plecare solicitarea adresata furnizorilor de a emite facturi electronice care sa fie expediate pe adresa de E-mail a asociatiei de proprietari. Odata primite, facturile sunt stocate în calculator într-un folder (spatiu) anume destinat si împartit pe luni. În cazul în care, din diverse motive, se comunica asociatiei o factura pe suport de hârtie, atunci acest document va fi scanat si asezat alaturi de cele primite pe cale electronica. Aceeasi procedura (scanare) se aplica si bonurilor fiscale emise în diverse situatii. Plata serviciilor/bunurilor se face, într-o lume digitalizata prin urmatoarele metode: ● prin transfer bancar în cazul facturilor comunicate asociatiei, pâna la termenele de plata înscrise în acestea ● cu cardul în cazul operatiunilor cu plata imediata si nicidecum în numerar; cardul trebuie emis pe adresa asociatiei În majoritatea cazurilor relatia cu furnizorii are, ca temei juridic, un contract, în baza careia asociatia este protejata în situatiile în care i se livreaza servicii/bunuri necorespunzatoare din punct de vedere calitativ. Relatia cu platitorii de chirii si alte venituri în beneficiul asociatiei - în situatia în care o asociatie are o relatie comerciala cu un solicitant (întotdeauna pe baza de contract), în urma careia trebuie sa încaseze o anumita suma, periodic sau ocazional, aceasta va emite o factura electronica, prin programul de contabilitate, pe care o expediaza, prin E-mailul asociatiei, destinatarului. Acesta va achita, prin banca, suma datorata. Contabilitatea asociatiei - dupa înregistrarea în asociatie a actelor, ele sunt procesate prin programul informatic de contabilitate. În prezent, sunt numeroase oferte de programe electronice care acopera întreg necesarul de operatiuni contabile, inclusiv emiterea de facturi. Recomandam ca activitatea financiar-contabila sa cada în sarcina unei firme specializate care-si asuma, integral, responsabilitatea pentru tot ceea ce face în domeniul sau de competenta. În plus, unele programe de contabilitate permit accesul de pe calculator/telefon la continutul rubricilor ce indica toate operatiunile facute (intrari facturi, mod de calcul, consumuri, etc.) oferind o totala transparenta procesului de lucru si justificarea fiecarei cheltuieli. Relatia cu proprietarii - asociatia afiseaza, la loc vizibil, lista de plata lunara. Prin programul de contabilitate se emite o nota individuala care contine datele si modul de calcul a obligatiei de plata pentru fiecare proprietar, în parte. Nota se comunica prin E-mailul asociatiei fiecarui proprietar. Celor care nu au o adresa de E-mail li se va preda nota fie în direct, fie prin intermediul cutiei postale. Precizam ca unele programe de contabilitate înscriu în nota individuala si un cod de bare personalizat pentru fiecare proprietar ca sa permita o mai rapida si comoda plata a întretinerii lunare. Plata întretinerii se face fie prin transfer bancar, fie la un punct de tip „Pay Point”, pe baza codului de bare din nota de plata. Banii achitati la punctul „Pay Point” vor fi transferati de catre firma care gestioneaza platforma electronica de administrare în contul asociatiei de proprietari. Relatia cu banca - majoritatea bancilor ofera clientilor acestora pachete de servicii electronice care permit, în mod practic, toate operatiunile care intervin între furnizori si beneficiari. Achizitia unui pachet bancar se face contra unei taxe lunare, am spune modice ca valoare, dar care are efecte benefice partilor implicate: siguranta operatiunilor, transparenta si claritate totala în efectuarea acestora. În plus, extrasele de cont, emise de banca dupa fiecare operatiune, încasare sau plata, permit o înregistrare ordonata a operatiunilor financiare si ajuta la întocmirea unor evidente contabile conform legii. Daca cele de mai sus par a fi operatiuni dificile, va garantam ca este vorba numai de o aparenta. O firma specializata de contabilitate, cu un program adecvat, este un câstig imens pentru asociatie, sub toate aspectele: se reduce timpul de lucru la câteva ore pe luna (chiar da), se gestioneaza, cu maxim de corectitudine, activitatea financiar-contabila, se asigura o transparenta de 100- în relatia cu proprietarii, se elimina importante cantitati de hârtie si consumabile. Daca nici aceste argumente nu sunt suficiente va sugeram sa contactati persoane care cunosc si aplica aceste metode de lucru. Pentru mai multe informatii ne puteti contacta la tel.: 0745079523 Marius Gheorghiu Cei care doresc detalii si sprijin în implementarea unui program informatic o pot face, prin corespondenta, la: Adresa postala: b-dul. N. Iorga nr. 35, bl. N1, parter, Iasi E-mail: [email protected]; [email protected]
